Traducción de cortesía. Esta es una traducción al español proporcionada por conveniencia. La versión en inglés de esta Política es la versión oficial; en caso de cualquier discrepancia entre ambas, prevalece la versión en inglés. Ver la versión en inglés.
OnKey es operado por EasyBotChat Inc(“EasyBotChat,” “nosotros” o “nuestro”). Esta Política de Privacidad explica qué información recopilamos a través de la app móvil de OnKey y del sitio web de OnKey (en conjunto, el “Servicio”), cómo la usamos y compartimos, y las opciones que tienes.
OnKey es un asistente privado con inteligencia artificial que tu empleador te proporciona para ayudarte con preguntas relacionadas con el trabajo. Tú no creas una cuenta de OnKey por tu cuenta: tu empleador otorga tu acceso, y tú inicias sesión con un ID, tu nombre y un PIN proporcionados a través de tu lugar de trabajo. Para la mayoría de la información personal descrita a continuación, EasyBotChat actúa como proveedor de servicios que procesa la información en nombre de tu empleador. Al usar OnKey, aceptas esta Política de Privacidad.
Si tienes preguntas, contáctanos en legal@easybot.chat o en EasyBotChat Inc, 6116 N. Central Expressway, Suite 1440, Dallas, TX 75206.
La versión corta
- Recopilamos lo básico para que la app funcione: tu nombre, el idioma que eliges, un PIN (guardado solo como un “hash” cifrado), tus mensajes con el asistente y algo de información del dispositivo y de seguridad.
- Tus conversaciones son confidenciales. De forma predeterminada, tu empleador recibe solo tendencias agregadas(por ejemplo, “mucha gente preguntó sobre días libres”) y no ve tus mensajes individuales. Sin embargo, tu empleador puede solicitar conversaciones individuales, y el personal autorizado de EasyBotChat puede revisar conversaciones individuales internamente por calidad, seguridad y para mejorar el Servicio. Limitamos quién puede acceder a esta información y la tratamos como confidencial.
- Si tu trabajo usa el inicio de sesión con nómina, los últimos 4 dígitos de tu número de Seguro Social se usan una vez para confirmar que eres un empleado activo y luego se descartan de inmediato — no los guardamos.
- No vendemos ni compartimos tu información personal con fines publicitarios, no usamos rastreadores de anuncios y no recopilamos tu ubicación precisa.
- Puedes cambiar tu idioma, activar o desactivar las notificaciones o cerrar sesión en cualquier momento desde la app. Para acceder a tu información o eliminarla, contacta a tu empleador (que otorga y retira tu acceso); también puedes escribirnos a legal@easybot.chat y ayudaremos a tu empleador.
Este resumen es solo por conveniencia; la política completa a continuación es la que rige.
1. Información que recopilamos
Información que proporcionas
- Tu nombre (nombre y apellido), asociado con el acceso que tu empleador te otorga.
- Preferencia de idioma (inglés, español, francés o portugués).
- Un PIN de 4 dígitos que creas para iniciar sesión. Lo guardamos solo como un hash criptográfico unidireccional; nunca guardamos ni mostramos el PIN en sí.
- Fecha de nacimiento — solo en el raro caso de que más de una persona comparta tu nombre y PIN, para distinguir las cuentas. De lo contrario, no la recopilamos.
- Tus mensajes y cualquier archivo que decidas adjuntar en una conversación con el asistente.
Información de tu empleador o de su proveedor de nómina
- Tu puesto y tu lugar de trabajo (una dirección comercial o el nombre de un sitio), cuando tu empleador lo ha proporcionado, para que el asistente te dé respuestas más relevantes.
- Inicio de sesión con nómina (solo en lugares de trabajo que lo usan): para confirmar que eres un empleado activo, la app envía tu nombre, tu apellido y los últimos 4 dígitos de tu número de Seguro Social para verificarlos con el proveedor de nómina de tu empleador (como ADP o Paylocity). Los últimos 4 del Seguro Social se usan solo para esta verificación en vivo y luego se descartan de inmediato — nunca se guardan, registran ni comparten. Conservamos solo un identificador de trabajador no sensible que devuelve el proveedor de nómina.
Información que se recopila automáticamente
- Información del dispositivo y de la app: un identificador de dispositivo generado al azar por instalación (usado por seguridad, como mantener tu cuenta en un solo dispositivo a la vez), la versión de tu app y la versión de tu sistema operativo.
- Token de notificaciones: si activas las notificaciones, un token de notificaciones push para poder entregar mensajes a tu dispositivo.
- Región aproximada: un país/región aproximado derivado de tu dirección IP, usado para seguridad y registros de cumplimiento. No recopilamos GPS ni ubicación precisa.
- Información de sesión y de seguridad: horas de inicio de sesión, intentos de inicio de sesión y registros similares necesarios para operar y proteger tu cuenta.
Lo que no recopilamos
No recopilamos tu correo electrónico, tu número de teléfono, tu ubicación precisa/GPS, identificadores de publicidad, tus contactos, ni tu historial de navegación o búsqueda de otras apps o sitios web. La entrada de voz, si la usas, se transcribe en tu dispositivo; el audio no sale de tu teléfono.
2. Cómo usamos tu información
Usamos la información anterior para:
- Proporcionar, operar y mantener el Servicio y responder tus preguntas;
- Verificar tu identidad y proteger tu cuenta (incluyendo la función de seguridad de un solo dispositivo y, cuando aplique, la verificación de nómina en vivo);
- Personalizar las respuestas (por ejemplo, usando tu puesto y tu idioma);
- Enviar las notificaciones que hayas activado (como avisos del trabajo);
- Revisar conversaciones individuales internamente — por personal autorizado de EasyBotChat bajo obligaciones de confidencialidad — para vigilar y mejorar la calidad, la exactitud y la seguridad de las respuestas;
- Producir información agregada y sin identificar para tu empleador (ver la Sección 3);
- Responder a las solicitudes de tu empleador respecto de información que tiene derecho a recibir (ver la Sección 3);
- Detectar, prevenir y responder a fraudes, abusos y problemas de seguridad; y
- Cumplir con obligaciones legales y hacer cumplir nuestros Términos del Servicio.
No usamos tu información con fines publicitarios y no la vendemos. No usamos tus conversaciones para entrenar modelos de IA de propósito general de terceros.
3. Tu privacidad y lo que tu empleador puede ver
OnKey es una herramienta que tu empleador proporciona, y procesamos tu información en nombre de tu empleador. Diseñamos el Servicio para mantener confidenciales tus conversaciones individuales y limitamos quién puede acceder a ellas.
- De forma predeterminada, tu empleador recibe solo información agregada — tendencias combinadas entre muchos usuarios (por ejemplo, temas comunes o vacíos de conocimiento) — y no ve tus mensajes individuales ni tu nombre asociado a tus mensajes.
- Tu empleador puede solicitarnos información de conversaciones individuales. Como OnKey es la herramienta de tu empleador y tu empleador es responsable de la información procesada a través de ella, tu empleador puede solicitar conversaciones individuales, y podemos proporcionarlas. Aplicamos controles de confidencialidad a este acceso, de forma similar a como un acuerdo de confidencialidad (NDA) limita el acceso a las partes autorizadas.
- EasyBotChat puede revisar conversaciones individuales internamente. El personal autorizado de EasyBotChat, bajo obligaciones de confidencialidad, puede revisar conversaciones individuales para operar el Servicio y para vigilar y mejorar la calidad, la exactitud y la seguridad de las respuestas.
Tu empleador administra por separado tu acceso a OnKey — por ejemplo, puede agregarte o quitarte como empleado, y proporciona la información del lugar de trabajo descrita arriba. Las propias prácticas de privacidad de tu empleador rigen la información que tiene sobre ti como tu empleador.
4. Respuestas generadas por IA
Las respuestas de OnKey son generadas por inteligencia artificial, basándose principalmente en los materiales de conocimiento que proporciona tu empleador. Para producir una respuesta, tu mensaje y un contexto limitado (como tu nombre, tu puesto, el nombre de tu empleador, tu idioma y la fecha) son procesados por nuestro proveedor de IA, customGPT. Conforme a nuestro contrato, customGPT no usa tus conversaciones para entrenar sus propios modelos de IA de propósito general ni los de otros, usa los datos únicamente para generar tus respuestas y está obligado por contrato a protegerlos con el mismo estándar descrito en esta Política. Las respuestas de IA son solo para información general y no constituyen asesoría legal, médica, financiera ni de ningún otro tipo profesional. La IA puede equivocarse; verifica cualquier cosa importante.
5. Cómo compartimos la información
Compartimos información solo como se describe aquí:
- Proveedores de servicios (subprocesadores) que nos ayudan a operar OnKey, bajo contratos que limitan su uso de la información a prestarnos servicios:
- customGPT — genera respuestas de IA a partir de la base de conocimiento de tu empleador;
- Knock y Expo (mediante el servicio de notificaciones push de Apple / Firebase Cloud Messaging de Google) — entregan notificaciones;
- DeepL — traduce contenido de la app y del lugar de trabajo (del lado del servidor; no tus mensajes de chat);
- Supabase — aloja nuestra base de datos;
- SendGrid — envía correos dirigidos a los empleadores en nuestro nombre.
- Tu empleador — la información agregada y la información de cuenta/lista de empleados descritas en las Secciones 1 y 3, y la información de conversaciones individuales que tu empleador solicite como se describe en la Sección 3. Además, si decides contactar directamente a un administrador a través de la app, el mensaje que envíes y tu identidad (nombre) se comparten con ese administrador en tu empleador. Este intercambio solo ocurre cuando decides activamente reenviar una pregunta; la app te muestra un aviso antes de enviar cualquier cosa.
- Legal y seguridad — cuando lo exija la ley, una citación o un proceso legal, o para proteger los derechos, la seguridad o la propiedad tuya, nuestra o de terceros.
- Transferencias de negocio — en relación con una fusión, adquisición, financiamiento o venta de activos, sujeto a esta Política.
No vendemos tu información personal y nola “compartimos” para publicidad conductual de contexto cruzado (según se definen esos términos en las leyes de privacidad de California y de otros estados de EE. UU.).
6. Conservación de datos
Conservamos la información que tenemos mientras tu acceso esté activo y durante aproximadamente 90 días después de que tu empleador te dé de baja del Servicio, tras lo cual se elimina o se anonimiza — salvo que se requiera un periodo más largo por ley o para resolver disputas. Los datos agregados y sin identificar, y los registros de cumplimiento/auditoría, pueden conservarse por más tiempo.
El contenido de tus conversaciones lo conserva nuestro proveedor de IA, customGPT, que elimina los hilos de chat aproximadamente 12 meses después de su creación; nosotros guardamos solo referencias a ese contenido en nuestros propios sistemas. Puedes solicitar la eliminación antes, como se describe en las Secciones 8 y 9.
7. Cómo protegemos tu información
Usamos salvaguardas administrativas, técnicas y físicas razonables, incluyendo cifrado en tránsito (TLS), cifrado de datos sensibles en reposo, hash unidireccional de los PIN y almacenamiento seguro en el dispositivo (el Keychain/Keystore del dispositivo). Ningún método de transmisión o almacenamiento es 100% seguro, por lo que no podemos garantizar una seguridad absoluta.
8. Tus opciones
- En la app: cambia tu idioma, activa o desactiva las notificaciones y cierra sesión en cualquier momento desde Ajustes.
- Notificaciones: también puedes controlar las notificaciones push desde los ajustes de tu dispositivo.
- Acceso y eliminación: como tu empleador otorga y administra tu acceso, puedes pedirle que acceda a tu información o la elimine, o que te dé de baja. También puedes escribir a legal@easybot.chat y ayudaremos a tu empleador a responder. Es posible que necesitemos verificar tu solicitud, y parte de la información puede conservarse como se describe en la Sección 6 o según lo exija la ley.
9. Tus derechos de privacidad bajo leyes estatales de EE. UU.
Según el lugar donde vivas, las leyes estatales de privacidad de EE. UU. (como la Ley de Privacidad del Consumidor de California, modificada por la CPRA, y leyes similares de otros estados) pueden otorgarte derechos sobre tu información personal, incluyendo el derecho a:
- Conocer/Acceder a las categorías y piezas específicas de información personal recopilada sobre ti;
- Eliminar la información personal recopilada de ti;
- Corregir información personal inexacta;
- Limitar el uso y la divulgación de información personal sensible a lo necesario para prestar el Servicio (ver la nota abajo);
- Optar por no participaren la “venta” o el “compartir” de información personal y en cierto perfilamiento — nota: no vendemos ni compartimos tu información personal, así que no hay nada de qué optar por no participar; y
- No ser discriminado por ejercer estos derechos.
Cómo funcionan estos derechos para OnKey. EasyBotChat procesa tu información como proveedor de serviciosen nombre de tu empleador, que es la entidad responsable (el “negocio”) de la información procesada a través de OnKey. Para ejercer tus derechos, contacta a tu empleador. Si nos contactas en legal@easybot.chat, reenviaremos tu solicitud a tu empleador y le ayudaremos a responder. Verificaremos las solicitudes según lo exija la ley y no te cobramos por ejercer estos derechos.
Información personal sensible. Usamos la limitada información sensible que manejamos (un PIN guardado solo como hash; los últimos 4 del Seguro Social usados de forma transitoria para la verificación de nómina y no conservados; y la fecha de nacimiento solo en el raro caso de coincidencia) únicamente para prestar y proteger el Servicio, y no para ningún fin que active un derecho separado de limitar su uso.
Global Privacy Control. Como no vendemos ni compartimos información personal, las señales de preferencia de exclusión como Global Privacy Control no cambian la forma en que procesamos tu información.
Categorías de información personal que recopilamos (usando las categorías de California): identificadores (como el nombre y el identificador de dispositivo); registros de clientes (como el nombre y, cuando lo proporciona tu empleador, el lugar/puesto de trabajo); actividad en internet o en la red (como las interacciones con la app necesarias para operar el Servicio); geolocalización (solo región aproximada); información personal sensible (un PIN que guardamos solo como hash, y los últimos 4 del Seguro Social usados de forma transitoria para la verificación de nómina y no conservados); y otra información que proporcionas (como tus mensajes y la fecha de nacimiento en el raro caso de coincidencia). Recopilamos estos datos para los fines comerciales de la Sección 2 y los divulgamos a las partes de la Sección 5.
10. Privacidad de menores
OnKey es una herramienta de trabajo disponible únicamente para personas que tu empleador otorga como trabajadores legalmente empleados, y tu empleador confirma la elegibilidad de cada trabajador, incluida la edad, para el empleo. OnKey está destinado a usuarios que trabajan y que tienen al menos 18 años. No está dirigido a menores, y no recopilamos a sabiendas información personal de menores de 18 años. Si crees que se otorgó acceso por error a un menor de 18 años, contacta a legal@easybot.chat y trabajaremos con el empleador para resolverlo.
11. Dónde operamos y procesamos la información
EasyBotChat tiene su sede en los Estados Unidos, y nosotros y nuestros proveedores de servicios procesamos y almacenamos información en los Estados Unidos. OnKey se ofrece a empleadores y trabajadores en las Américas. Si accedes a OnKey desde fuera de los Estados Unidos, incluso desde Canadá o América Latina, entiendes que tu información se procesará en los Estados Unidos. Cuando te apliquen leyes locales de privacidad adicionales, te proporcionaremos cualquier aviso o derecho adicional que esas leyes exijan.
12. Cambios a esta Política
Podemos actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando. Cuando lo hagamos, revisaremos la fecha de “Última actualización” de arriba y, cuando corresponda, daremos un aviso adicional (como en la app). Tu uso continuo del Servicio después de una actualización significa que aceptas la Política revisada.
13. Contáctanos
EasyBotChat Inc
6116 N. Central Expressway, Suite 1440
Dallas, TX 75206
legal@easybot.chat